10 червня 2026 року в Україні завершується п’ятирічний перехідний період для внесення даних із паперових трудових книжок до електронного реєстру Пенсійного фонду. Саме тому працівникам і роботодавцям варто перевірити, чи подані сканкопії трудової книжки та, чи немає проблем із їхнім опрацюванням.
Про це повідомляє Kadroland. За даними видання, сканкопії трудової книжки подаються до ПФУ одноразово. Тобто якщо документи вже були завантажені раніше — повторно сканувати всю трудову книжку не потрібно. Це стосується і ситуацій, коли трудову книжку вже подавав попередній роботодавець.
Що означає дедлайн 10 червня
Електронні трудові книжки в Україні запровадили законом №1217-IX, який набрав чинності 10 червня 2021 року. Він передбачив п’ятирічний перехідний період для перенесення відомостей про трудову діяльність до Реєстру застрахованих осіб. Пенсійний фонд також нагадував, що до 10 червня 2026 року дані з паперових трудових книжок мають бути внесені до реєстру.
Водночас сам факт, що документи станом на 10 червня ще перебувають у статусі «В роботі», не означає втрату стажу або штраф. У Kadroland пояснюють: ПФУ першочергово опрацьовує дані тих осіб, яким до пенсії за віком залишилося два роки або менше, а також відомості про стаж до 1 липня 2000 року. Для інших звернень конкретних строків опрацювання не встановлено, тому розгляд може тривати кілька місяців.
Якщо ПФУ не приймає нові скани
Окрема проблема виникає тоді, коли людина вже подала сканкопії трудової книжки, але згодом потрібно додати інші документи про стаж — наприклад, диплом, додаток до диплома або сторінки, які були відскановані нечітко. На практиці система може не дозволити подати новий пакет документів, поки ПФУ не завершить обробку попереднього звернення.
У такому разі найпростіший варіант — дочекатися завершення опрацювання попередньої заявки, а вже після цього додати нові документи. Якщо сканкопії трудової книжки були подані роботодавцем, працівник може спробувати завантажити додаткові документи самостійно через особистий кабінет на вебпорталі ПФУ. І навпаки: якщо трудову книжку подавав працівник, роботодавець може спробувати долучити інші документи зі свого кабінету. Однак поки попереднє звернення не опрацьоване, система все одно може заблокувати нове подання.
Чи можна подати документи після 10 червня
Якщо ПФУ опрацює сканкопії вже після 10 червня, це не призведе ані до штрафів, ані до втрати стажу. Також зазначається, що сканкопії можна буде подати й після цієї дати. Пенсійний фонд раніше повідомляв, що у Верховній Раді зареєстровано законопроєкт №14257, який передбачає продовження строку оцифрування трудових книжок, зокрема через наслідки війни, релокацію підприємств і втрату архівів.
Отже, оцифрування трудової книжки краще не відкладати, але якщо документи вже подані й перебувають в обробці, повторно завантажувати їх без потреби не варто. Головне — перевірити статус звернення на порталі ПФУ та, у разі відхилення або помилок у сканах, подати документи повторно після завершення попереднього розгляду.
